Microsoft Office Access es un sistema de gestión de bases de datos. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.
Por medio de Microsoft Access, se puede administrar gran cantidad de información en un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, se puede utilizar:
- Tablas para almacenar los datos.
- Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
- Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
- Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
- Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
- Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Como crear una tabla:
¿Qué es una tabla?:
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.
Como crearla:
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
- En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
- Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Cómo crear un formulario:
Nota: Se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos.
Un formulario es un objeto de base de datos
que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una
tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el
acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Asimismo, se pueden agregar botones y otras
funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones
frecuentes.
- Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en
un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las
diversas herramientas de creación de formulario anteriormente
mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los
datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando
defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para
obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los
vínculos en la sección Vea también de este artículo.
- En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios
.
- Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
Nota Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la
primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para
seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que
desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.
- En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
- Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se
ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en
blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear
un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos
pocos campos.
- En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
- En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
- Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
Nota El orden de las tablas en el panel Lista de campos
puede cambiar en función de qué parte del formulario esté seleccionada
actualmente.
- Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.
- Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles,
cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el
formulario y eligiendo Vista Diseño
. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.
